Digitalizace dokumentů

Digitalizace dokumentů umožňuje jejich přehledné a efektivní zpracování, distribuci, zabezpečení a archivaci a přináší tak společnostem řadu výhod jak z interního tak konkurenčního hlediska. Naskenované dokumenty se ukládají jako elektronické obrazy do libovolných formátů (TIF, PDF, JPEG apod.). Takto mohou být dále zpracovány pomocí technologie OCR (Optical Character Recognition) - optické rozpoznání znaků a převedeny do upravitelné textové podoby (např. formát .doc - Microsoft Word). Pokročilejší OCR technologie pak umožňují vytěžovat pouze určitá, relevantní data, která mohou být automaticky zpracována (např. automatické rozpoznání a zaúčtování dodavatelských faktur do ekonomického informačního systému/ERP). Tato data, tzv. metadata, tvoří zároveň identifikátory každého dokumentu a popisují jeho obsah, kategorie, vlastnosti apod. Elektronický dokument může být včetně svých metadat uložen do zabezpečeného úložiště, kde může být kdykoliv okamžitě vyhledán, zpřístupněn oprávněným uživatelům nebo dále distribuován a zpracováván. Pro samotné uložení je ale v mnoha případech dostačující médium DVD/CD s dlouho životností. Původní papírové dokumenty se po digitalizaci přestávají používat a dislokují se k archivaci do méně nákladných a lépe zabezpečených prostor komerční spisovny.
 

Digitalizace umožňuje efektivní a přehledné zpracování dokumentů bez nutnosti kopírování a tisknutí či nebo ručního přepisování. Výrazně snižuje také rizika spojená s poškozením dokumentů, jejich ztrátou či zneužitím. Společně s možností automatizace a optimalizace procesů spojených s dokumenty se jedná o první důležitý krok vedoucí k radikálnímu snížení nákladů na jejich zpracování.